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Como es de su conocimiento, mediante la Ley 455 de 1998 el Gobierno de Colombia aprobó la "Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros" (Convención de Apostilla), la cual señala que el último trámite que podrán exigir los Estados partes para certificar la autenticidad de una firma y a qué titulo ha actuado la persona que firma un documento, es la adición de un certificado denominado Apostilla, por parte de la autoridad competente del país donde se origina el documento, siendo designada como autoridad competente en Colombia el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Como resultado de la entrada en vigor de dicha Convención, a partir del 30 de enero de 2001, se suspendió el trámite de Legalización de documentos por parte de los funcionarios consulares colombianos acreditados en los Estados Parte de la Convención. En adelante, el trámite obligado es la Apostilla, expedida por la autoridad competente designada por cada Estado.

Con el fin de hacer claridad sobre la aplicación de las disposiciones del Convenio, cuyo texto se adjunta, se ruega a los Cónsules tener en cuenta y difundir entre la comunidad las siguientes observaciones:

1. La Convención no se aplica a documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares; ni a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera (Artículo 1).

2. Los documentos a los que se aplica la Convención UNICAMENTE se pueden apostillar en el país de donde éstos proceden. Cada Estado Parte ha designado su autoridad apostillante, la cual puede consultarse en la página www.hcch.net, buscando la Convención No. 12 (Abolición del Requisito de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros – Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961).

3. Un documento que ha sido apostillado en su país de origen NO REQUIERE certificación, legalización ni trámite adicional alguno, para ser aceptado en cualquiera de los Estados Parte de la Convención. La Apostilla es el único requisito exigible por cualquier autoridad de cualquier Estado Parte.

4. Como consecuencia de lo anterior, los Cónsules deben abstenerse de Legalizar en forma alguna un documento que ya ha sido apostillado en su jurisdicción (Artículo 9).

Finalmente, se ruega encarecidamente a los señores Cónsules y Encargados de Funciones Consulares divulgar ampliamente esta información para evitar que los usuarios se vean afectados por el desconocimiento de los procedimientos. Asimismo, y en la medida de lo posible, se solicita su colaboración con el fin de indagar con las autoridades locales hasta qué punto el país exige que los documentos extranjeros sean apostillados y qué documentos en particular deben cumplir con este requisito.

Lo anterior por cuanto tenemos conocimiento extraoficial de que en algunos países partes del Convenio, existen autoridades que no exigen el requisito de la Apostilla, lo cual tiene como consecuencia que muchos connacionales estén haciendo un gasto innecesario con el pago de este trámite. Su colaboración en este sentido es altamente agradecida.

1. AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS
Solamente aplica para Documentos que NO estén incluidos en la Convención de la Haya sobre abolición del requisito de legalización para Documentos públicos Extranjeros como por ejemplo los certificados dirigidos directamente a la aduana Nacional DIAN.

El documento debe ser original, firmado ante el Notario Público de Nuestra jurisdicción, con posterior certificación notarial de la Corte (County Clerk) y de la Secretaría de Estado correspondiente.

2. PODER ESPECIAL
Para que un Poder Especial u otro documento público tenga validez dentro de territorio colombiano este debe ser presentado personalmente (obligatorio) por el interesado ante el Consulado General de Colombia más próximo a su lugar de residencia en donde debe ser firmado y colocada la huella del índice derecho ante el funcionario Consular respectivo, quien a su vez hará el reconocimiento de la mencionada firma.

3. RECONOCIMIENTO DE FIRMAS
Procedimiento requerido para legalizar Documentos como Poderes Especiales, donde se delega una función específica (Ejemplo: suscripción de Escrituras públicas para contratos de compra-Venta, traspasos de vehículos, Venta de propiedades, etc.)

REQUISITOS

4. ESCRITURAS PÚBLICAS
Para éste Procedimiento se debe llamar con anterioridad al Consulado para solicitar cita. El Día de la cita debe:

Nota: La escritura pública es requerida en el caso de poder general, Testamento, cambio de nombre y reconocimiento de hijo extra matrimonial entre otros.

5. ESCRITURA DE VENTA DE INMUEBLES
Al igual que las otras escrituras, deben traer la escritura redactada e impresa en papel de seguridad de notaria.

6. ESCRITURA DE RECONOCIMIENTO DE HIJOS
Debe ser diligenciado por la persona que reconoce el hijo.

7. COPIAS DE ESCRITURA
Las copias de escrituras puede ser solicita por cualquier persona ya que es un documento público. Se requiere que el interesado suministre el número de la escritura y la fecha de protocolización de la misma.

8. TESTAMENTOS
Se protocolizan por escritura pública. Se debe solicitar cita previa y cumplir los siguientes Requisitos:

Traer la minuta del Testamento. Debe ser elaborada y presentada por el interesado. El Consulado no participa en la redacción ni hace parte de la elaboración.

Presentar Cédula de ciudadanía.

El Original permanece en el Libro de Protocolo del Consulado.

9. PERMISO DE SALIDA DE MENORES
Conforme a la regulación Colombiana:
"Solo los menores nacidos en el extranjero pero con domicilio en Colombia requieren permiso de salida de los padres; quienes hayan nacido en el extranjero e ingresen a Colombia como tales no requieren el mencionado permiso".

CASOS ESPECIALES

Padre Fallecido: Se requiere presentar ante el DAS el Registro de Defunción del padre debidamente autenticado.

Padre Desaparecido: Se tiene en cuenta quién tiene la custodia del menor conforme al documento idóneo expedido por la autoridad correspondiente.

Padre Desconocido: El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar concede el Permiso correspondiente.

El Documento de Autorización de salida del menor debe ser legalizado ante el Consulado de Colombia y requiere

Presentación personal identificándose con Cédula de ciudadanía o pasaporte vigente. En el caso que uno de los padres sea extranjero puede identificarse con licencia de conducción vigente.

Nota: En el caso de los padres a quienes les sea imposible acudir al Consulado, deben suscribir el "Documento de Autorización" ante un Notario Público del Estado de Nuestra jurisdicción (Estado de Zulia o Falcon) y posteriormente enviarlo por correo a la Secretaría de Estado del Estado correspondiente, para su certificación por medio del sello Apostille. Ver Convención de la Haya.

Usualmente éste Permiso tiene una vigencia de 60 días Calendario y debe ser redactado en español (idioma oficial de Colombia). Si el Permiso es redactado en idioma diferente, éste debe ser traducido al español y ambas versiones deberán ser autenticadas.

La firma del Cónsul debe ser avalada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia para lo cual una vez tenga el Permiso debe enviarlo a la oficina de Legalizaciones del Ministerio:

Sin la autenticación del Cónsul de Colombia en Documentos firmados personalmente en el Consulado o la certificación Apostille en los realizados por intermedio de Notario Público y la Secretaría de Estado, éste documento no tiene validez en Colombia